Cari Soci,
in questi ultimi 3 anni l’attività del Consiglio Direttivo AIAP ha suscitato in molti di noi diverse perplessità soprattutto per quanto riguarda la gestione delle richieste di collaborazione e consulenza provenienti da enti e aziende, l’organizzazione dei concorsi, la trasparenza e la democrazia interne. Questo ha fatto maturare diverse considerazioni e proposte, frutto della sollecitazione di tanti soci che, se fino ad ora sono state oggetto di accese discussioni nel Consiglio Direttivo senza avere seguito, ora diventano una proposta organica.
con l’introduzione dei seguenti principi:
A1: Il consigliere attivo
Il ruolo del consigliere deve essere attivo e non solo di mera rappresentanza, e dovrebbe anche prevedere la condivisione del proprio operato con gli altri soci.
I vari gruppi di lavoro e le varie mansioni di cui ogni consigliere è parte e responsabile dovrebbero essere esplicitate ai nostri soci periodicamente, in modo che il corpo associativo sia cosciente dell'attività svolta e della validità di ognuno dei consiglieri eletti. Tutto ciò permetterebbe in futuro di valutare i candidati anche per i risultati effettivi e non solo per la lettura di programmi scritti (o attraverso la valutazione della loro attività professionale). Il socio deve essere messo in grado di potere rinnovare la propria preferenza sia per le idee che per l'efficienza del Consigliere che si ripresenta.
A2: Considerato che l’AIAP prevede la figura del Consigliere con un ruolo attivo nelle attività dell’Associazione, è necessario che vengano individuati gli strumenti più adeguati per monitorare il lavoro svolto da ogni Consigliere, al fine di richiamarlo all’impegno preso ed eventualmente invitarlo a dimettersi. Tali provvedimenti verranno presi da almeno i 2/3 dei membri del consiglio e verranno resi pubblici.
B: Delegati territoriali - monitoraggio
Diversi nostri soci sentono l'esigenza di stabilire delle delegazioni territoriali in modo che la presenza dell'associazione sia più capillare nel territorio.
Quindi al Delegato territoriale si richiede un’attività di monitoraggio del territorio e riteniamo sia importante il suo coinvolgimento attivo, con diritto di voto, all'interno di apposite riunioni/tavole rotonde, organizzate ad hoc per le delegazioni territoriali (con redazione e pubblicazione puntuale dei verbali sul sito AIAP). Questo porterebbe ad una maggiore condivisione di obiettivi e informazioni tra Consiglio direttivo e Delegati territoriali.
Non ha senso che gli venga chiesto di svolgere un impegnativo lavoro di monitoraggio sul territorio se poi gli si attribuisce semplicemente un voto cumulativo (come cita il nostro statuto).
C1:Redazione dei verbali di ogni riunione del consiglio direttivo e delle riunione con i soci (anche di quelle non Assembleari).
Purtroppo finora dei veri e propri verbali non sono stati redatti con regolarità. Come cita anche il nostro statuto invece vi sarebbe l’obbligo (di legge) di redarre verbali delle riunioni che evidenzino tutti punti all'ordine del giorno, le discussioni, le decisioni e i vari punti di vista dei consiglieri, anche contrastanti (dei soci nel caso siano riunioni non di consiglio), sugli argomenti e sulle decisioni prese.
Un verbale ben redatto induce ad una gestione efficace delle riunioni di consiglio, gestione dei tempi, massima chiarezza sugli argomenti e nelle decisioni.
L’obbligo di redigere i verbali spetta al Segretario Generale del consiglio, nel caso fosse inadempiente il consiglio ha l'obbligo di sostituirlo con un altro consigliere che svolga tale funzione (vedi A1- A2)
[Per approfondimenti richiedere in segreteria il verbale del Consiglio del: 09.09.2009.]
C2: Pubblicazione sul sito AIAP dei verbali del Consiglio, delle Assemblee generali e delle riunioni in genere (visibili sotto password soltanto dai soci)
Finora il nostro statuto contempla la visione dei verbali soltanto su richiesta alla segreteria.
Per una maggiore trasparenza e praticità i verbali dovrebbero essere pubblicati sul sito (entro circa 15 giorni dalla riunione), in modo che ogni socio possa essere aggiornato sull'attività del Consiglio e delle delegazioni regionali.
C3: Firma e approvazione dei verbali
La firma per approvazione del verbale deve spettare a tutti i consiglieri presenti alla riunione e non soltanto al presidente, come stabilito dal nostro attuale statuto.
C4: Possibilità per i soci di assistere alle riunioni del consiglio direttivo
Ad oggi il nostro statuto non contempla la possibilità, da parte dei soci, di assistere alle riunioni del Consiglio Direttivo. Questa possibilità andrebbe prevista, previa richiesta inviata almeno 1 settimana prima della riunione, in modo da poter gestire al meglio i posti disponibili. L'ordine del giorno della riunione del Consiglio dovrebbe essere pubblicato anche sul sito almeno 10 giorni prima della riunione, in modo che il socio possa decidere se i temi trattati sono di suo interesse.
L’AIAP s’impegna anche ad iniziare una fase di sperimentazione con l’obiettivo di consentire ai soci di assistere alle sedute in via telematica, utilizzando le tecnologie della rete.
D: Rieleggibilità delle cariche sociali
Le cariche dovrebbero avere una durata massima consecutiva di due mandati (3+3, in totale 6 anni). Questo garantirebbe un rinnovamento, una condivisione maggiore ed una diluizione nel tempo del potere del Consiglio.
E: Potere decisionale del Consiglio Direttivo
Il Presidente deve rappresentare le istanze emerse nelle riunioni del Consiglio Direttivo. In linea di principio il potere decisionale spetta al Consiglio nel suo insieme e non è delegato al Presidente.
Il Presidente è obbligato, prima di prendere decisioni, di iniziare attività o partecipare ad incontri istituzionali, a consultarsi con i Consiglieri tutti e a condividerne le strategie. Questo potrà avvenire durante le riunioni del Consiglio Direttivo o mediante scambio di messaggi per posta elettronica.
Nei casi di reale urgenza vanno interpellati comunque, anche solo telefonicamente, almeno quattro dei Consiglieri.
Vanno ritenuti casi di urgenza solamente le situazioni nelle quali vadano prese decisioni nell’arco di un giorno. Tutte le altre decisioni e delibere vanno prese secondo le modalità sopra esposte.
Il Presidente non può assegnare alla segreteria o al Direttore (manager operativo) particolari mansioni se prima non sono state condivise e approvate dagli altri consiglieri.
F: Figura del presidente
F1 - Il Presidente dell'Associazione va individuato, tra i consiglieri eletti, in una figura di chiara fama con almeno 10 anni di iscrizione associativa, preferibilmente appartenente ad uno studio professionale o un libero professionista, essendo queste 2 figure presenti in maggioranza tra i nostri soci.
Proposta alternativa
F2 - Il Presidente dell'Associazione va individuato, tra i consiglieri eletti, in un professionista o in una figura di chiara fama e cultura che sia socio almeno da 3 anni.
G: Attività incompatibili con il ruolo di consigliere
Il nostro statuto ora si limita a stabilire:
"Il Consiglio Direttivo può svolgere qualsiasi azione e prendere tutte le decisioni per il raggiungimento degli scopi prefissi all’art. 3."
"I membri del Consiglio non possono coprire incarichi permanenti retribuiti dall’Associazione e partecipare a concorsi e gare promosse e gestite direttamente dall’Associazione ove siano previsti premi. "
Vanno dettagliate, nello statuto, le attività incompatibili con il ruolo del Consigliere in modo che non siano possibili differenti interpretazioni dello stesso. Vanno anche individuati i potenziali conflitti d'interesse, così come va evitato che gli stessi Consiglieri possano apparire privilegiati, rispetto ai semplici soci, su questioni relative alla visibilità professionale.
Con particolare riferimento sia alle richieste di consulenze e collaborazioni che giungono ad AIAP da parte di istituzioni ed enti (pubblici e privati), sia alle collaborazioni che AIAP richiede a istituzioni ed enti (pubblici e privati), e anche alla organizzazione e alla partecipazione di tutti i tipi di concorso.
G1: Rapporti con enti e aziende, collaborazioni e consulenze accordate da AIAP
L’associazione si impegna a non intraprendere attività che possano costituire concorrenza diretta o indiretta all’attività professionale dei suoi associati. Le uniche modalità attraverso le quali l’AIAP può fornire servizi a pagamento a terzi devono essere: 1) assegnazione di incarichi mediante concorso interno 2) consulenze fornite attraverso il lavoro di soci scelti sulla base di competenze particolari ed accertate (organizzazione concorsi, attività culturali, convegni ecc) non relative al design. Detti soci saranno rimborsati dall’AIAP (e non da terzi) secondo un principio di mutualità.
G2: Si propone di sviluppare in maniera approfondita il principio di “mutualità”, mediante il quale AIAP fornisce attraverso l’impegno dei suoi associati particolari tipi di servizi ricavandone dei profitti (in particolare collaborazione all’organizzazione di concorsi ed iniziative di carattere culturale). Successivamente “rimborsa” sia i soci che partecipano alle attività remunerate che, come principio, anche coloro che svolgono per essa attività non remunerate ma ritenute ugualmente importanti.
Questo per evitare che ci sia, di fatto, una discriminazione tra soci “importanti” e soci ”minori” e valorizzare il concetto di impegno volontario e paritetico.
G3: I membri del consiglio direttivo non possono in alcun modo assegnarsi incarichi professionali relativi al "core business" degli associati, provenienti da enti e istituzioni che richiedono ad AIAP consulenze e collaborazioni, anche nel caso sia AIAP a contattare di sua iniziativa referenti esterni.
Ai membri del consiglio direttivo non è consentito di utilizzare l'attività e i contatti che derivano dall’attività del Consiglio per procacciare incarichi professionali per propri studi professionali o per la loro attività di free-lance. Tutto ciò fino a quando sono in carica.
Questo per evitare un grave conflitto tra corpo associativo e i Consiglieri, che generi sfiducia verso l'operato dell'associazione e crei sfiducia tra i consiglieri stessi.
[Per approfondimenti richiedere in segreteria il verbale (più 10 allegati) del Consiglio del: 23.05.2008.]
G3a: Le richieste ad AIAP da parte di enti ed istituzioni devono quindi trasformarsi in concorsi e collaborazioni per tutti i soci attraverso le modalità previste, con l’esclusione dei Consiglieri in carica e del Presidente che non possono ricevere incarichi e partecipare a concorsi.
Rientra nei compiti non remunerati dei consiglieri e del Presidente l’organizzazione di team di lavoro per lo svolgimento di attività istituzionali (organizzazione concorsi, attività editoriali di settore, attività culturali, organizzazione eventi e mostre, consulenze tecniche particolari), modalità che deve essere l’unica prevista ed utilizzata. In casi straordinari ai consiglieri può essere richiesta una consulenza speciale riguardante esclusivamente attività interne all’associazione che rendano necessario un impegno non compatibile con la normale attività professionale del socio-consigliere, e per le quali siano riconosciute competenze non sostituibili. Queste attività dovranno essere autorizzate dai probiviri e pagate da AIAP, mediante rimborso, ad un costo riconosciuto vantaggioso per l’associazione stessa.
G4: Le collaborazioni dei soci con AIAP (sia in fase embrionale che avanzata) vanno pubblicate sul sito non appena attivate, e vanno monitorate nel loro andamento e sviluppo, indicando i Consiglieri responsabili dell’attività di supervisione.
Per garantire che non siano possibili abusi, andrà istituito un Sistema di Garanzia della Trasparenza formato dai Probiviri il cui ruolo va quindi potenziato in termini di poteri di controllo e garanzia.
G4a: I consiglieri (inclusi ovviamente il presidente e il vice-presidente) che non rispettassero i principi di incompatibilità e trasparenza potranno essere giudicati dai Probiviri, che potranno, in casi di estrema gravità (da prevedere in maniera circostanziata) arrivare a proporre l’espulsione dal Consiglio fino alla radiazione dall'Associazione. Questi provvedimenti dovranno essere ratificati dall’assemblea dei soci nelle modalità da stabilirsi.
G5: Concorsi
I membri del Consiglio in carica e i loro studi professionali con assistenti e collaboratori, non possono partecipare né a concorsi organizzati e curati da AIAP per un istituzione né a quelli gestiti direttamente dall'Associazione.
G5a: I consiglieri (inclusi ovviamente il presidente e il vice-presidente) che non rispettassero il divieto di partecipazione ai concorsi, saranno giudicati dai Probiviri secondo le modalità già indicate.
Nel caso di partecipazione di loro assistenti/collaboratori questa potrà essere annullata su segnalazione di almeno un socio e conseguente pronunciamento dei Probiviri.
H: Progetti interni ad AIAP
I consiglieri non possono auto-assegnarsi i progetti di consulenza professionale interna ad AIAP (identità di eventi AIAP, sito AIAP, pubblicazioni AIAP, ecc.) sia retribuiti che non retribuiti. Questa eventualità andrà considerata solo nel caso sia evidente il vantaggio per l’associazione mentre la decisioni relative alle assegnazioni andranno condivise tra il consiglio direttivo e i delegati regionali.
Va evitato il rischio che l’immagine dell’associazione diventi monopolio dei membri del Consiglio Direttivo mentre va data giusta visibilità alle capacità dei soci su tutto il territorio nazionale.
I: Stesura delle Revisioni dello Statuto
Le Revisioni dello statuto vengono decise per l'approvazione da parte del corpo associativo durante l’Assemblea. Alla stesura delle proposte possono partecipare i soci interessati (non facenti parte del consiglio direttivo) che ne facciano richiesta, coadiuvati dai Probiviri, in modo da filtrare tutte le proposte di modifica da presentare all’Assemblea.
L: Referendum interno
Con la modifica dello statuto viene introdotto il concetto di “referendum associativo” da realizzarsi su temi di particolare interesse o gravità su proposta di un numero di soci che corrispondano come minimo al 10% del corpo associativo. Il referendum può essere propositivo ma non può riguardare la sfiducia nei confronti delle cariche elettive.
Proposte per lo sviluppo dell’associazione
M: Creazione di un’agorà telematica per la democrazia interna e l’informazione
Considerata la difficoltà, da parte di molti soci, di partecipare attivamente alla vita associativa e la necessità di coinvolgere le nuove generazioni, AIAP s’impegna ad avviare la sperimentazione per realizzare una “agorà telematica” (oggi possibile grazie alle tecnologie della rete), che favorisca una miglior circolazione delle informazioni (in particolare tra organi direttivi e “base”), che permetta dibattiti su temi di interesse generale e soprattutto che consenta di coinvolgere i soci nei processi decisionali dell’associazione anche con l’istituzione di specifici sondaggi e referendum on-line.
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La stesura delle Proposte sono state redatte e condivise tra i seguenti soci:
Cristina Chiappini, Mario Fois, Marco Formaioni, Giangiorgio Fuga, Cosimo Lorenzo Pancini, Enrico Parisio, Massimo Porcedda, Mario Rullo.
